Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, согласно законодательству РФ.


avadiadok_9f5cd6e622d3a60eda349ab9b612669f.jpg

Как это работает

Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет адресату, который со своей стороны также ставит свою ЭП. Уведомление о том, что документ подписан, сразу же приходит инициатору. Процесс подписания документа занимает всего несколько минут. Это гораздо удобнее, выгоднее и быстрее, чем обмениваться документами через традиционную почту.

Зачем нужен ЭДО

1. Экономия денег

Вы экономите значительную сумму денег на покупке бумаги, канцелярии и услугах курьера.

2. Экономия времени

Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться в мессенджере, а процесс документооборота сокращается в разы.

3. Доступ 24/7

Документы можно подписать и отправить в любое время и с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

4. Гарантия доставки, конфиденциальности и сохранности информации

Письма не теряются, так как все документы сохраняются в защищенном личном кабинете. Данные хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает потерю информации невозможной. Все документы будут доступны даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.

5. Удобство хранения

Не нужно оборудовать помещение для хранения документов. 

В качестве провайдера электронного документооборота мы выбрали Контур.Диадок

Если вы пользуетесь другой системой электронного документооборта, обмен документами не составит проблем, так как у СКБ Контур настроен роуминг со всеми крупнейшими провайдерами ЭДО.

Экспертное мнение

about-company-electron-pic-3.jpg
Никонов Роман логист по водным видам транспорта

С началом использования электронного документооборота уменьшилось количество задолженностей по документам перед бухгалтерией и юридическим отделом. Также это позволяет быстро и удобно обмениваться документами, согласовывать и подписывать их.

Использование ЭДО экономит время менеджера и средства компании. С начала 2018 года 28 моих контрагентов перешли на эту систему и советуют поступить всем также, потому что ЭДО - это будущее. Компания, которая ведёт свой бизнес "в ногу со временем" в первую очередь должна внедрить эту систему в свою работу.